KOBİ'lerin ERP'ye geçerken sık yaptıkları hatalar ve bunların engellenmesi
ERP nedir?
ERP İngilizce "Enterprise Resource Planning" kelimelerinin baş harflerinden oluşan ve Türkçeye Kurumsal Kaynak Planlaması olarak geçen bütünleşmiş bir yönetim sistemini ifade eden bir terimdir.
1960'larda bilgisayarların kullanılmaya başlanması ile ERP'nin ilk aşaması olan ve yine "Material Resource Planning"'in kısaltılmasından oluşan ve Türkçeye Malzeme Kaynak Planlaması olarak geçen MRP geliştirilmeye başlandı.
MRP'nin sanayide kullanılma amacı, ana girdileri olan ürün ağaçları, üretim planı ve satın alma ile stok yönetimini optimize etmekti.
Sonrasında gelişen teknoloji ve maliyet baskısı nedeniyle 1980'lerde MRP II ile kapsamı genişledi ve tam zamanında (Just in time) temin uygulamalarına imkân verir şekilde geliştirildi. Bu sayede fabrikadaki son hammadde/yarımamül üretime verildiği anda fabrikaya tedarikçiden yeni hammadde ya da yarımamülün teslim edilmesini amaçlanmış oldu.
1990 larda ise rekabetin artması ve birçok yeni firmanın pazara girmesi ile kızışan rekabet şartlarında şirketlerin sadece üretim verimlilikleri yeterli olmamaya başladı. Artık topyekûn verimlilik ihtiyacı oluşmaya başladı.
Personel verimliliği, Tedarik zinciri, Satış ve Pazarlama Yönetimi, Kalite anlayışı önem kazanmaya başladı. Satış sonrası hizmetler ile satış sürecinin, ürünün kullanılmaya devam ettiği sürece devam ettiğinin farkına varıldı.
Zaman içinde hızla uygulamaya alınan tüm bu yeniliklerin koordinasyonu her geçen süre içinde zorlaşmaya başladı.
İşte ERP bu aşamada geliştirildi ve kurumlar için tüm birimlerin koordinasyonunu sağlamakta çok verimli bir araç olarak kullanılmaya başlandı.
ERP'nin kapsamı nedir?</p>
ERP sistemleri aşağıdaki birimleri kontrol ve koordinasyonunu yapar:
· İnsan Kaynakları Yönetimi
· Kalite Yönetimi
· Satış ve Pazarlama Yönetimi
· Mühendislik Yönetimi
· Üretim Yönetimi
· Satış Sonrası Hizmetler Yönetimi
· Tedarik Zinciri Yönetimi
· Mali İşler Yönetimi
ERP Konusunda yapılan hatalar nelerdir?
Çoğu firma, ERP sistemine geçtiği takdirde her şeyin düzeleceğini düşünmektedir.
Bu düşünce tamamen hatalıdır.
Çünkü ERP sistemleri ancak şirketin belirli aşamaları gerçekleştirmesinden sonra verimli olarak kullanılabilir ve şirkette istenilen verimlilik artışını sağlayabilir.
Aksi takdirde ERP sistemi sadece ve sadece sokağa attığınız paradan öte bir şeye yaramaz.
Nedir bu aşamalar?
1. Liderin sisteme sahip çıkması ve inanması olmazsa olmaz bir şarttır. Lider projenin her aşamasında aktif rol almalı ve sisteme inanmalıdır. Sisteme inanmayan bir Lider ile ERP projesinin başarılı olmasını beklemek hayalcilik olur.
2. Şirkette mutlaka içselleştirilmiş bir Toplam kalite yönetimi kullanılıyor olması gereklidir. Bunun için en verimli araç ISO 9000 uygulamalarıdır. Yani süreçler, o süreçlere ait prosedürler, prosedürlere ait alt prosedür ve talimatlar mutlaka ve mutlaka tüm paydaşlar tarafından kullanılıyor olması gereklidir. Sadece uygulanması değil, aynı zamanda gözden geçirilmesi, düzeltilmesi ve yenileniyor olması gereklidir. Yoksa sadece yazılan ama uygulanmayan kalite sistemleri var ise sakın ERP sistemine geçmeyin derim, eğer sokağa atılacak bir paranız yok ise!
3. ERP sistemine geçtikten sonra ERP sisteminin işleyiş kabullerinin dışına çıkma eğilimi de kısa süre içinde ERP'nin devre dışı kalmasını sağlayacaktır. İşler kilitlense bile sistemi by-pass etmek yerine sisteme uygun hareket etmek ilk zamanlarda şirketi engelleyen bir durum gibi gözükse bile zaman içinde işlerin daha kontrollü gitmesini sağlayacaktır.
Basit bir örnek vermek gerekirse; "planlamadan çıkan üretim planı ile üretilen ürünün stoğa girilmesinin unutulması ve stokta gözükmemesine rağmen, gelen bir siparişi karşılamak amacıyla stoğun eksiye gitmesine izin verilmesi ve faturanın düzenlenerek malın satışının yapılması."
Firmalar ERP'ye nasıl hazırlanmalıdırlar?
Bir önceki konuda bahsettiğim hususlar olmadan ERP sistemine geçmek hatalı ve verimsiz olacaktır. Ancak Lider destekli ve içselleştirilmiş bir ISO sistemine ilave olarak şirketlerin yapması gereken en önemli hazırlık; sistemin şirketi yönetmesini sağlayacak ve insan hatasını minimize edecek bir işleyişin kurgulanmasıdır. Bunun için;
- Mutlaka Firma sahibi ya da en üst seviyedeki personel Proje Koordinatörü olarak atanmalıdır.
- Bölümleri temsil edecek ekip liderleri oluşturulmalıdır. Bu aşamada dikkat edilecek husus, seçilen kişinin o bölümün en etkin kişisinin olmasıdır. Çoğu zaman bu lider, bölümde yeni görev almış tecrübesiz bir eleman olarak seçilmektedir. Bu seçim; projeye daha başlangıçta gereken önemin verilmediğinin en bariz göstergesidir. Bu aşamada benim önerim; bölümün yöneticisi ve ona yardımcı olarak bir elemanın seçilmesinin projenin ilerleyen safhalarında hata yaşanmasının önüne geçecektir. Unutulmaması gereken bir hususta ERP projesinin ortalama süresinin 1 yıl olduğudur. Görevlendirilecek personel bu bir yıl içinde hem kendi görevlerini hemde projeye destek vereceklerini bilmelidirler.
- ERP sistemi, uzun süren birçok proje sayesinde geliştirilmiş ve eksiklikleri giderilmiş bir sistemdir. İşleyişte oluşması muhtemel birçok hatanın önüne bu şekilde sistem geçmektedir. Ancak şirketinize özel ve sık sık yaşadığınız aksaklıkları mutlaka ciddi bir şekilde analiz etmeli ve tespit etmelisiniz. Bu tespitlerinizi projede dile getirmelisiniz.
- ERP konusunda tecrübesi olan bir danışman şirketten proje öncesi destek almakta verimli bir proje gerçekleştirilmesi için önemlidir. Bu danışman şirket, şirketinizin ERP'ye hazır olup olmadığını belirleyecek ve eğer hazır değil ise gerekli iyileştirmeler için bir hareket planı sunacaktır. Bu sayede proje maliyeti yüksek olan ERP'ye geçiş döneminde ciddi bir maddi avantaj sağlanacaktır.
- Bölüm temsilcileri ve yönetim olarak ERP kurulumu öncesinde sistemden neler beklendiğini net olarak belirlenmeli, şirketin en çok aksayan süreçleri gözden geçirilmelidir. Bir başka değiş ile ERP'ye geçildiğinde neler hedeflendiği net olarak belirlenmeli ve ERP şirketleri ile görüşmelerde bu hedefler net olarak belirtilmelidir.
- ERP Firmalarından teklif alma aşamasında dikkat edilmesi gereken hususlar;
a. Projeden beklentilerinizi ana hatları ile mutlaka teklife yazdırın ve firmanın taahhüt etmesini sağlayın. Bu nedenle teklif görüşmesi öncesi firmada yapılacak toplantılar ile bu beklentiler belirlenmelidir.
b. Referans listesi isteyin ve kendi seçeceğiniz birkaç referansı mutlaka ziyaret edin ve o firma ile ilgili görüşlerini öğrenin. Bu ziyaretler sayesinde firmanın kuvvetli ve zayıf yönlerini net olarak öğrenme imkanına kavuşacağınızı unutmayın.
c. ERP projesi başlangıcında ERP şirketleri sizlerle birçok toplantı yaparak neler talep ettiğinizi tespit edeceklerdir. Bu toplantılarınızda belirttiğiniz taleplerin dışında bir talepte bulunduğunuzda ERP şirketinin sizden ilave ücret isteyeceğini unutmayın. Bu nedenle toplantılarınızda mutlaka bir yazman belirleyin ve her toplantı tutanağını tüm katılımcıların imzalamasını sağlayın. Konuyla ilgili şerhlerinizi de mutlaka toplantı notuna yazın ve imzalayın. İleride bu notlar sizin için çok önem arz edecektir.
d. Teklif isterken programın güncellenmesinin ücretini de öğrenin. Bazı şirketler proje maliyetini düşük tutarken programın güncellenme maliyetini yüksek tutmaktadırlar.
e. ERP firmalarının geliştirdiği birçok modül bulunmaktadır. Önerim; temel modüllerin ilk fazda seçilmesidir. İleri seviye modülleri sistemin işleyişinin sağlıklı bir şekilde sağlanmasından sonra tercih etmeniz, paranızı daha tasarruflu kullanmanızı sağlayacaktır.
f. Bir danışman ile teklif aşamasını takip etmenizin size maliyet optimizasyonu ile ilgili avantajları olacaktır.
- ERP firmasını belirledikten sonra size tahsis edilen adam-gün sayınızı en verimli şekilde kullanmak sizin ve projenin ana hedefi olmalıdır. Bu nedenle toplantılara mutlaka hazırlıklı gelinmesi ve danışmanların geldiği günlerde 8 saatin verimli geçirilmesini sağlamak ekip liderlerinin ana görevi olmalıdır ve Firma üst düzey yöneticisi tarafından ekip liderlerinin performansı takip edilmelidir.
Kısaca özetlemem gerekirse; ERP programları ancak ve ancak ciddi bir ön hazırlık yapılması halinde verimli olur. Eğer ERP sistemine geçmek istiyorsanız makalemin faydalı olmasını dilerim.